Targi branżowe to wydarzenia, które gromadzą przedstawicieli określonej branży w jednym miejscu, umożliwiając im prezentację produktów, usług oraz innowacji. Są to doskonałe okazje do nawiązywania kontaktów biznesowych, wymiany wiedzy oraz obserwowania najnowszych trendów rynkowych. Uczestnicy mogą zaprezentować swoje oferty szerokiemu gronu odbiorców, poznać konkurencję oraz zainspirować się nowymi rozwiązaniami. Targi branżowe stanowią kluczowy element strategii marketingowej wielu firm, pomagając w budowaniu marki i zdobywaniu nowych klientów. Zatem jak przygotować firmę do targów, stworzyć plan działania i zapewnić skuteczne zarządzanie projektem?
Plan działania i cele uczestnictwa, aby przygotować firmę do targów branżowych.
Przed przystąpieniem do przygotowań, określ cele uczestnictwa w targach. Czy chcesz pozyskać nowych klientów, zbudować wizerunek marki, czy zaprezentować nowy produkt? Na podstawie celów opracuj szczegółowy plan działania. To pomoże na odpowiednie zarządzanie projektem.
Jeśli jesteś Managerem w Dziale Marketingu lub osobą, która realizuje działania marketingowe przedstaw Zarządowi firmy swój pomysł, wizję oraz plan działania. Zorganizuj spotkanie z Działem Handlowym, żeby określić cele sprzedażowe lub promocyjne pod nowy produkt lub wprowadzenie nowej usługi. Kreatywne podejście do tego tematu pozwoli przygotować firmę do targów, stworzyć plan działania, który ułatwi zarządzanie projektem.
Pierwszym krokiem w tworzeniu planu działania jest dokładne określenie celów, które chcesz osiągnąć. Cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i terminowe (SMART). Przykładowe cele mogą obejmować zdobycie określonej liczby nowych kontaktów biznesowych, zwiększenie świadomości marki czy prezentację nowego produktu.
Określenie budżetu organizacji targów branżowych pod skuteczne zarządzanie projektem.
Określenie budżetu to kluczowy element przygotowań. Ustal wraz z Zarządem, ile firma może przeznaczyć na udział w targach, uwzględniając koszty związane z wynajęciem stoiska, budową stoiska, materiałami promocyjnymi, podróżami oraz zakwaterowaniem.
Zapoznaj się ze wszystkimi kosztami związanymi z wynajęciem powierzchni wystawowej. Oceń ile metrów kwadratowych potrzebuje firma, aby skutecznie zaprezentować swoje produkty i usługi. Duże firmy oraz korporacje wybierają często bardzo duże powierzchnie wystawowe, aby pokazać szeroką gamę swojej oferty oraz pokazać nowości, które chce wprowadzić na rynek. Duże stoisko może świadczyć o stabilnej sytuacji firmy na rynku oraz sprawia wrażenie prestiżowego miejsca. Po za aspektami biznesowymi oraz wizerunkowymi, duża powierzchnia pozwoli przyjąć fizycznie więcej klientów, partnerów biznesowych oraz osoby zainteresowane usługami firmy.
Cena powierzchni wystawowej to jeden z kosztów od organizatora, dodatkowo licz się z kosztami tj. cena rejestracji firmy na targach, wpisu do katalogu, umieszczeniem logo firmy na mapie targów oraz wieloma różnymi opcjami promocji i reklamy, które oferuje organizator. Przeanalizuj, które usługi i reklama od organizatora targów są potrzebne Twojej firmie.
Rada z mojej strony, aby skutecznie przygotować firmę do targów branżowych.
Czasem warto nie brać oferowanych form reklamy od organizatora, bo ich koszty są bardzo wysokie. Budżet, który Twoja firma miałaby przeznaczyć na umieszczenie logo na mapce, czy też artykuł w katalogu, to przeznacz te finanse na ciekawsze i efektywniejsze elementy zabudowy stoiska, promocję poprzez hostessy zapraszające na stoisko lub akcję pozwalającą skutecznie zbierać LEADY sprzedażowe.
Projektowanie stoiska firmy na targi branżowe
Stoisko powinno przyciągać uwagę i wyróżniać się na tle konkurencji. Zainwestuj w profesjonalny projekt, który będzie odzwierciedlał tożsamość Twojej marki. Pamiętaj o funkcjonalności – stoisko powinno być wygodne i sprzyjać interakcji z odwiedzającymi.
Projektowanie stoiska na targi branżowe jest kluczowym elementem przygotowań, ponieważ to właśnie stoisko będzie wizytówką firmy i pierwszym punktem kontaktu z potencjalnymi klientami. Dobrze zaprojektowane stoisko powinno przyciągać uwagę, być funkcjonalne. Kluczowe etapy projektowania stoiska obejmują analizę potrzeb, koncepcję projektu, wybór materiałów, przygotowanie wizualizacji, wykonanie stoiska oraz jego montaż i demontaż.
Wybór lokalizacji i rodzaju stoiska wystawienniczego
Przed rozpoczęciem projektowania stoiska, trzeba zapoznać się z lokalizacją powierzchni oraz ciągami komunikacyjnymi, gdzie i jak poruszają się osoby odwiedzający halę wystawienniczą. Zwróć uwagę co jest blisko powierzchni, którą chcesz zakupić od organizatora. Czy to będzie centralny obszar hali, czy tez na boku lub możliwe, że nie będzie już miejsc i zostaną powierzchnie z tyłu, gdzie mało kto przechodzi. Dodatkowo zobacz, czy obok nie ma strefy do neteworkingu, baru lub restauracji, albo sceny do prelekcji i prezentacji.
Podstawowe typy stoisk wystawienniczych to:
– stoisko zabudowane z 3 stron (rzędowe, kontenerowe, box);
– stoisko narożne otwarte z 2 stron;
– stoisko z jedną ścianką, otwarte z 3 stron;
– wyspa – stoisko otwarte z każdej strony, nie posiada ścianek działowych od organizatora.
Zwróć dokładną uwagę na tematykę hal targowych oraz powierzchni, żeby dotrzeć ze swoimi produktami do docelowej grupy odbiorców oraz potencjalnych klientów. Zazwyczaj organizator sam przydziela obszar według specyfikacji branży.
Jeśli ustalisz, gdzie będzie wasze docelowe stoisko, to sprawdź kto jest wokół Ciebie oraz naprzeciwko. Przenalizuj, gdzie jest konkurencja, a gdzie są Twoi partnerzy biznesowi, albo dostawcy. Dokładna analiza pozwoli osiągnąć dobre cele wizerunkowe oraz biznesowe.
Projekt koncepcyjny pod budowę stoiska, aby jak najlepiej przygotować firmę do targów, aby zarządzanie projektem szło zgodnie z plan działania
Masz wybrane miejsce oraz powierzchnie, czas zabrać się za najciekawszy oraz najtrudniejszy etap, który pozwoli osiągnąć sukces Twojej firmy. Opracowanie koncepcji wizualnej i funkcjonalnej stoiska. Uwzględnienie tożsamości marki, kolorystyki, logo oraz elementów, które przyciągną uwagę odwiedzających.
Dodatkowo musisz zapoznać się z dokładną ofertą sprzedażową oraz promowanymi produktami. Odpowiednie zaprezentowanie produktu, procesu usługi lub innowacyjnych rozwiązań wymaga dokładnych analiz, które wynikają z obserwacji poprzednich edycji targów branżowych lub inspirowanie się konkurencją. Warto zobaczyć jakie elementy stoiska zostały wdrożone w dużych firmach, gdzie jest sporo klientów. Wywnioskować i odkryć jaki czynnik lub element sprawił, że odwiedzjący tak licznie przychodzą na danej firmy.
Może to być ciekawe hasło reklamowe, efekty wizualne i świetlne, coś intrygującego, ciekawa prezentacja produktu lub procesu jego powstawania. Możliwe, że stworzono narzędzie do interakcji z klientami. Wszystkie elementy mogą powodować, to że ktoś zatrzyma się i odwiedzi Twoje stoisko. Jeśli wiesz, że Twój produkt jest dla wybranych klientów i targi to typowo miejsce spotkań to zadbaj o komfort dla spotkań i rozmów biznesowych tworząc prywatną przestrzeń, niedostępną dla zbieraczy gadżetów i przypadkowych odwiedzających.
Zacznij tworzyć różne warianty koncepcyjne, graficzne, prezentacyjne. Nie bój się, nawet szalone i niemożliwe do zrealizowania pomysły mogą docelowo posłużyć jako inspirację do innych wdrożeń. Zastanów się w jaki sposób chcesz komunikować poprzez stoisko. Hasła reklamowe niech trafiają w sedno i zachęcają do skorzystania z oferty Twojej firmy. Można tez szokować, aby hasło lub grafika została często fotografowana i udostępniania innym. Zadbaj o informacje kontaktowe na Twoim stoisku. Czasem ludzie są introwertykami i nie chcą lub wstydzą się podejść, ale podoba się im Twój produkt lub stoisko i robią zdjęcie, dlatego zadbaj, żeby na stoisku pojawił się co najmniej adres strony internetowej, adres e-mail lub numer kontaktowy.
Zabudowa stoiska targowego – od organizatora, czy własny projekt?
Koncepcja stoiska to jedno, ale trzeba to jeszcze wykonać fizycznie. Czy warto korzystać z firm zewnętrznych, które zajmują się budową stoisk, czy wziąć stoisko od organizatora? I tutaj wszystko zależy od budżetu oraz celów jakie chcesz osiągnąć.
Stoisko od organizatora
Wybór zabudowy od organizatora to jest budżetowe rozwiązanie, które nie generuje zbyt duży kosztów logistycznych oraz kosztów związanych z budową ścian i całej konstrukcji stoiska. Najczęściej od organizatora otrzymasz ścianki białe o określonych wymiarach, dywan / podłogę w kolorze szarym. Dodatkowo można kupić meble i podstawowe wyposażenie tj. stół, stolik, krzesła, ladę wystawienniczą, oświetlenie led, kosz na śmieci oraz drzwi do zaplecza. Dzięki temu rozwiązaniu unikniesz wielu dużych kosztów związanych z zabudową stoiska przez firmę zewnętrzną.
Rada z mojej strony
Decydując się na tego typ, budżetowe rozwiązanie, zadbaj o dobre projekty graficzne ścianek wystawienniczych! Skoro udało się oszczędzić na zabudowie, to zainwestuj w dobry projekt graficzny przestawiający Twoje produktu, usługi. Wykorzystaj całą powierzchnię, aby przyciągnąć odwiedzających. Często wybierane stoisko budżetowe to 3x3m2 lub 3x3m2, a to daje około od 5-10 ścianek, na których mogą pojawić się grafiki promocyjne ze zdjęciami produktów lub hasłami reklamowymi. W tym przypadku dobrze sprawdzi się folia EASY DOT lub banery z materiału do wielokrotnego użytku, które będą zawierzone na specjalnych listwach zamocowanych na górnej części ścianek.
Stoisko wykonane przez firmą zewnętrzną
Tutaj musisz liczyć się z kosztami sięgającymi kilku do kilkudziesięciu, a nawet setek złotych. Wszystko zależy m.in. od projektu stoiska, materiału wykonania, terminu wykonania, logistyki, lokalizacji targów oraz elementów mocno niestandardowych tj. podwieszane elementy, specjalne oświetlenie, rodzaje mebli itp.
Tutaj warto wysłać projekt oraz wszystkie dane do wyceny oferty do kilku firm zajmujących się budowaniem stoisk targowych, chyba, że masz już zaufaną firmę, z którą działasz od zarania dziejów. Wysłanie zapytania ofertowego nic nie kosztuje, najwyżej nie otrzymasz odpowiedzi lub nie podejmie się ktoś tego zadania i tyle. Jeśli zdobędziesz oferty z wyceną na zabudowę stoiska, warto wybrać 3-5 firm z różnych regionów i przeanalizować dokładnie co jest wliczone w cenę. Dowiedz, się jak wygląda sprawa z logistyką, montażem, wsparciem technicznym podczas trwania targów oraz demontażem.
Po przenalizowaniu wszystkich cen, korzyści, obsługi zobacz portfolio realizacji firmy oraz z kim współpracowali. Jeśli duże i znane marki wybrały usługi zabudowy to oznacza, że są sprawdzeni i powierzono im zadania trudne z wysokim budżetem.
Projektowanie koncepcji stoisk targowych
Koncepcja zabudowy stoiska targowego to kluczowy element w prezentacji firmy na targach i wystawach. Projektowanie i wykonanie projektu 3D takiego stoiska umożliwia wizualizację końcowego efektu przed rozpoczęciem fizycznej budowy. Makieta i wizualizacja 3D pozwala na szczegółowe zaplanowanie układu przestrzeni, ekspozycji produktów, a także rozmieszczenie elementów graficznych i multimedialnych.
Dzięki temu można lepiej zobaczyć, jak stoisko będzie wyglądać z perspektywy odwiedzających, co pomaga w identyfikacji ewentualnych problemów i wprowadzeniu niezbędnych poprawek. Tego rodzaju wizualizacje są niezwykle pomocne w komunikacji między projektantami, wykonawcami i klientami, zapewniając, że ostateczny produkt będzie odpowiadał oczekiwaniom wszystkich stron.
Na przykład, stoiska mogą być zaprojektowane z różnymi strefami funkcjonalnymi, takimi jak obszary demonstracyjne, miejsca do spotkań biznesowych, oraz punkty informacyjne. Nowoczesne stoiska często wykorzystują interaktywne ekrany, oświetlenie LED i innowacyjne materiały, co podkreśla nowoczesność i zaawansowanie technologiczne prezentowanej firmy. Makiety i projekty koncepcyjne 3D umożliwiają również eksperymentowanie z różnymi kolorami, teksturami i układami przestrzennymi, co jest trudne do osiągnięcia na etapie tradycyjnych planów dwuwymiarowych.
W efekcie, dobrze zaprojektowane stoisko targowe przyciąga uwagę, buduje pozytywny wizerunek marki i ułatwia nawiązanie kontaktów biznesowych, co jest kluczowe dla sukcesu na targach
Materiały promocyjne na targi branżowe
Przygotuj atrakcyjne materiały promocyjne, takie jak broszury, ulotki, wizytówki oraz gadżety reklamowe. Upewnij się, że wszystkie materiały są spójne wizualnie i zawierają kluczowe informacje o Twojej firmie i produktach. Warto postawić na kody QR, które mogą przekierować użytkownika do strony internetowej, katalogu produktu, filmu promocyjnego, formularzu kontaktowego. Zastosowanie kodów QR pozwoli na zmniejszenie ilości materiałów drukowanych, co może posłużyć jako ruch PR, w którym zakomunikujesz dbanie o środowisko i bycie EKO.
Rada z mojej strony
Ciekawy zabiegiem jest np. zrobienie piwa firmowego, kawy firmowe lub innego produktu codziennego użytku, który zostanie oznakowany brandem marki. To kluczowe, ponieważ użytkownicy zobaczą coś czego się nie spodziewają po Twojej marce, firmie. To zaintryguje i zapadnie w pamięć, a dodatkowo może sprawi, że ludzie zaczną to udostępniać wśród znajomych oraz innych firm.
Zespół do obsługi stoiska
Wybierz zespół, który będzie reprezentował firmę na targach. Przeprowadź szkolenie, aby każdy członek zespołu znał cele uczestnictwa oraz umiał skutecznie komunikować się z potencjalnymi klientami. Najczęściej na targi wybierają się przedstawiciele handlowi, specjaliści ds. marketingu oraz sam Zarząd i właściciele firm. Targi to czas na rozmowy z klientami, spotkania się twarzą w twarz z korespondentami wiadomości mailowych. W nieco luźniejszej atmosferze można podjąć decyzje biznesowe oraz omówić współprace, dlatego ważne, aby osoby, które zostaną wydelegowane na targi miały dobry kontakt z klientem i znały ofertę firmy. Tak możesz dobrze przygotować firmę do targów, a zarządzanie projektem całego wydarzenia będzie proste.
Logistyka i zarządzanie projektem. Skuteczny plan działania, aby przygotować firmę do targów
Zarządzanie logistyką to kluczowy aspekt przygotowań. Upewnij się, że wszystkie elementy stoiska oraz materiały promocyjne dotrą na miejsce na czas. Zaplanuj transport, zakwaterowanie oraz wyżywienie dla swojego zespołu.
Hotele szukaj blisko targów, aby nie tracić czasu na dotarcie. W okresie targowym hotele i noclegi mają zazwyczaj wysokie ceny, a liczba noclegów jest mocno ograniczona. Pomyśl już kilka miesięcy przed datą targów, aby zrobić rezerwację. Warto korzystać z Booking i opcji darmowego odwołania rezerwacji. Może zdarzyć się tak, że w ostatniej chwili pojawi się korzystniejsza oferta, niż ta którą udało się wstępnie zabukować.
Im bliżej lokalizacji targów tym ceny będą większe, więc warto przeanalizować mapę, dojazdy metrem, autobusem, tramwajem lub taksówką. Może okazać się, że stacja metra jest 5 minut od Twojego noclegu, a cena zakwaterowania może być nawet o o 30-5-% niższa. Warto zadbać o ten aspekt, aby osoby uczestniczące i obsługujące stoisko nie musiały tracić energii i czasu na dotarcie przed i po wydarzeniu. W taki sposób możesz skutecznie przygotować firmę do targów, a zarządzanie projektem stanie się łatwiejsze mając plan działania
Zadbaj o to, aby ekipa montująca stoisko przyjechała 1-2 dni wcześniej, aby na spokojnie zrobić montaż stoiska targowego. W razie jakichkolwiek problemów masz czas na reakcję i działanie związane z ich rozwiązaniem.
Marketing przed targami
Zadbaj o promocję udziału w targach przed wydarzeniem. Wykorzystaj media społecznościowe, newslettery oraz stronę internetową, aby poinformować klientów o swoim udziale i zachęcić ich do odwiedzenia Twojego stoiska. Dodaj stopki w mailu każdego pracownika mającego kontakt z klientem. Stopki mailowe w których poinformujesz o uczestnictwie w targach branżowych – dodaj chwytliwe hasło, datę wydarzenia, lokalizację stoiska.
Stwórz wiadomość mailową dla kluczowych klientów, umów spotkania biznesowe z osobami decyzyjnymi np. Dyrektorem Działu Sprzedaży, Prezesem firmy lub Zarządem. To idealna okazja dla tego typu spotkań biznesowych.