Organizacja i przygotowanie na wyjazd służbowy za granicę na targi branżowe
Czy w Twojej firmie zdarzają się wyjazdy na targi lub eventy branżowe? Jeśli tak to przeczytaj jak dobrze zorganizować taki wyjazd. Jakiś czas temu przeanalizowałem, że warto pojechać zobaczyć pewne wydarzenie branżowe w Turcji. Udało się przekonać Zarząd firmy do tego, aby jeden pracownik pojechał i zobaczył duży event, na którym jeszcze firmy nie było do tej pory. Była to forma wyjazdu w postaci badania rynku, konkurencji oraz szukania potencjalnych nowych klientów. Jeśli zastanawiasz się jak zorganizować wyjazd służbowy do Turcji na targi branżowe, to przeczytaj krótki poradnik jak zrobić to dobrze i bezproblemowo.
Od czego zacząć organizację wyjazdy w celu zbadania rynku?
W pierwszej kolejności musisz przekonać osoby decyzyjne do tego, że warto! To główny aspekt tego całego przedsięwzięcia. Osoba, która zainwestuje w taki wyjazd powinna znać korzyści, które firma będzie miała z tego, że ktoś pojedzie na „zwiady”. Moje przekonywanie zaczęło się od solidnej analizy i sprawdzenia wydarzenia, listy wystawców oraz przejrzenie około 200 stron internetowych i firm zagranicznych, które były w ściśle określnej grupie docelowej, w odpowiedniej kategorii, branży i specyfikacji firmy.
Okazało si, że na liście wystawców są również klienci, którzy zamawiali produkty, ale kontakt się urwał. To był kolejny argument dla Zarządu firmy, aby wysłać pracownika na wydarzenie za granicę. To idealna okazja, żeby polecieć i dowiedzieć się co spowodowało np. spadek zamówień lub spytać o aktualne potrzeby.
Zrobiłem listę naszych klientów oraz listę stoisk i firm, które warto odwiedzić i przedstawić ofertę firmy. To nie jest łatwe, bo trzeba dokładnie przeanalizować krok po kroku, co i jak się będzie prezentowało.
Koszty organizacji i plan wyjazdu za granicę na wydarzenie branżowe
To kolejny czynnik pozwoli Ci odpowiedzieć na pytanie „jak zorganizować wyjazd służbowy do Turcji na targi branżowe?”. Koszty wyjazdy, to czynnik który wpływa na podjęcie decyzji, bo nie ukrywajmy jest to pewna inwestycja, ale jeśli wszystko policzysz oraz w umiejętny sposób przedstawisz koszty właścicielowi firmy, to jest pole do rozmów o takowym wyjeździe. Tak też zrobiłem. Poszukałem loty, hotel, transfer za granicą z lotniska do hotelu oraz dojazd do lotniska w Polsce. Wszystkie koszty spisałem w prostej tabelce w Excelu i przedstawiłem osobie decyzyjnej kosztorys takiej inwestycji.
Na szczęście kwota nie było zbyt wygórowana dla 1 osoby. Łączny koszt opiewał w granicach 3500 – 4000 złotych butto bez wliczenia diety pracowniczej. W tym koszcie uwzględniłem bilety lotnicze, które były najdroższe bo kupowane tydzień przed wylotem, następnie bilet na Intercity do Warszawy oraz dojazd do lotniska Chopina, transfer z Polskiej firmy Metin Travel, która wystawia fakturę i macie gwarancję bezpiecznego transferu w Turcji, hotel na 3 noce ze śniadaniami. Hotel Shishly Palace Hotel, który był 15 minut pieszo od hali wystawienniczej.
Lokalizacja i odpowiedni plan podróży, aby zorganizować wyjazd służbowy do Turcji
Zacznij od najważniejszego, tego kto pojedzie! Wybór odpowiedniej osoby to podstawa. Osoba, która ma za cel rozmawiać z klientami, ale również posiadać wiedze na temat tego co oferujesz! I przede wszystkim musi znać dobrze język angielski. Jeśli znajdziesz ogarniętą osobę do takiego wyjazdy do masz już 50% sukcesu po akceptacji Zarządu!
Następnie sprawdź dokładne daty wydarzenia, ponieważ to pozwoli dobrać loty oraz zarezerwować nocleg. Ja jestem zwolennikiem przyjazdu dzień wcześniej, żeby się zaaklimatyzować w danym miejscu i na spokojnie ogarnąć wszystkie aspekty dojazdu itp. Więc plan był taki, że osoba przylatuje dzień wcześniej i bierze czynny udział, dwa pełne dni w wydarzeniu branżowym, aby zmaksymalizować szanse na spotkanie z klientami, których wcześniej uprzedziliśmy, że ktoś z firmy odwiedzi ich stoisko. Dodatkowo pozwala to na pełne wykorzystanie zainwestowanych środków, bo przez dwa pełne dni można odbyć sporo rozmów oraz przedstawić swoją ofertę.
Plan był bardzo dobrze przygotowany, loty zostały kupione, nocleg zarezerwowany. Wylot dzień po wydarzeniu, aby na spokojnie zebrać informacje, spisać raport, notatki, które pozwolą na dalsze działania w firmie na miejscu. Dodatkowo osoba, która poleciała miała trochę czasu wolnego dla siebie, co też jest przyjemnym dodatkiem do pracy.
Analiza, raporty, podsumowanie i wyciągniecie wniosków
To najnudniejsza, ale i najważniejsza cześć całego projektu, ponieważ trzeba zebrać wszystko do „kupy” tzn. wizytówki, notatki, zapytania klientów… itp. Następnie trzeba uporządkować wszystkie informacje i nadać im priorytety do dalszych działań związanych z kontaktem po targach i spotkaniach na wydarzeniu.
W pierwszej kolejności ustalamy, który klient był najmocniej zainteresowany naszą ofertą oraz produktami. Jeśli tacy byli, to trafia na listę firm, gdzie trzeba w pierwszej kolejności się skontaktować mailowo lub telefonicznie z przedstawieniem oferty, o którą prosił.
Następnie posegreguj kontakty, na takie, które chciały Twój katalog lub prezentację o firmie. Przygotuj ogólną wiadomość mailową, ale wyślij personalnie do każdej osoby, od której otrzymałeś kontakt!
Czekaj, aż ktoś się odezwie, a jeśli tego nie zrobi, to odezwij się po kilku dniach lub po tygodniu z przypomnieniem, ale grzecznie. Nie bądź zbyt nachalny, aby nie wystraszyć klienta. 🙂